1. Wat is het raamwerk ?

Zorg voor voldoende normkennis , verkrijg de normdocumentatie en maak jezelf bekend met de eisen van de norm. Zie ook de website van het NEN.(www.nen.nl)
Vraag aan zakenrelaties en netwerken wat certificatie betekent voor hun en of het wat oplevert. In vakliteratuur en op internet is veel te vinden. Belangrijk is echter dat je zelf bepaalt hoe het bedrijf “gerund” wordt en niet de norm. Het kan zo zijn dat het structureren van de processen wel gewenst is, maar certificatie niet.

2. Wie gaat het project draaien?

Het werken volgens een managementsysteem is een strategische beslissing die door de hele organisatie gedragen en begrepen moet worden. En dan is het dus belangrijk dat naast een toegewijd team ook de directie hierbij betrokken is.

3. Wat is het kennisniveau?

De medewerkers die verantwoordelijk zijn voor het implementeren en onderhouden van het managementsysteem moeten goed opgeleid zijn. Er is veel keuze in opleidingen en trainingen.

4. Externe kennis inhuren?

Is de organisatie die je gaat ondersteunen er een die binnenkomt en je vertelt hoe het systeem er uit gaat zien of wil je samen een managementsysteem opzetten dat van jezelf is ook na vertrek van de adviseur?
Neem in overweging of deze adviseur betrokken, betrouwbaar en betaalbaar is.

5. Maak een handboek

Hier is helaas nog veel misverstand over, meters papier zorgen niet voor een beter systeem, en veel intranet toepassingen voldoen tegenwoordig uitstekend. Daar waar werkinstructies en formulieren nodig zijn kan gekozen worden voor een papieren versie hiervan, maar altijd m.b.t. de relevante processen.

 

6. Ontwikkel relevante procedures

Niet om je te belemmeren in de bedrijfsvoering, maar om afbreukrisico’s te voorkomen. Maak goed gebruik van het kennis- en ervaringsniveau van de medewerkers en voorkom te gedetailleerde beschrijvingen van dagelijkse werkzaamheden.

7. Implementeer managementsysteem

Werkt het in de praktijk? Het is belangrijk dat alle medewerkers weten waarom en hoe ze de systemen moeten toepassen, dit voorkomt parallelle systemen en werkwijzen en zorgt voor draagvlak in de gehele organisatie. Communicatie en interne verkoop van het managementsysteem is hierbij essentieel.

8. Welke certificeerder ?

Er zijn vele certificeerders.
Let hierbij op :

• is de certificerende instelling (CI) geaccrediteerd volgens de RvA
• past de CI bij mij (prijs, werkwijze, bekendheid in branche etc..)

Voor een onafhankelijk rapport over de meest voorkomende ci’s is er een benchmarkrapport verkrijgbaar via : info@oudarlesteyn.nl

Klik hier voor een extract van het rapport.

9. Optioneel : proefaudit

Door veel certificerende instellingen wordt een proefaudit aangeboden. Deze “generale repetitie” kan in veel gevallen ook door een goede adviseur worden uitgevoerd. De beslissing om alvast te wennen aan de uiteindelijke certificeerder is hierbij echter een belangrijk punt.